Molti datori di lavoro hanno l’esigenza, legata a finalità di sicurezza o organizzative, di prevedere, tramite installazione di apparecchi sui veicoli, la geolocalizzazione e quindi il monitoraggio del mezzo utilizzato dal lavoratore per effettuare la prestazione lavorativa.

Recentemente la Commissione per la protezione dati irlandese ha emanato alcune utili linee guida che hanno chiarito numerosi punti oscuri del trattamento in questione.

Innanzitutto si chiarisce che i dati relativi alla posizione del veicolo aziendale nel momento in cui siano riconducibili a un individuo identificabile sono dati personali ai sensi della normativa Europea in quanto espressione di comportamenti del soggetto monitorato.

Partendo dalla premessa che non è consentito ai sensi della normativa giuslavoristica il monitoraggio generalizzato del personale, vediamo le regole rigorose che il titolare- datore di lavoro deve seguire qualora voglia implementare un controllo sul veicolo aziendale e quindi sugli spostamenti del dipendente.

Innanzitutto occorre individuare la base giuridica (condizione di liceità del trattamento ai sensi dell’art 6 GDPR).

Tale condizione non potrà quasi mai essere costituita dal consenso del dipendente in quanto questo non sarebbe libero e incondizionato, vista l’asimmetria negoziale che caratterizza il rapporto datore di lavoro-dipendente.

Esempi corretti di basi giuridiche potranno invece essere un obbligo legale (es. la presenza sul mezzo di un tachigrafo), oppure il legittimo interesse.

Attenzione però all’uso della base giuridica del legittimo interesse: infatti l’art. 6 lettera f del Regolamento UE 679/2016, impone un bilanciamento con i diritti e le libertà fondamentali degli interessati. Pertanto occorre che lo scopo del tracciamento del veicolo sia limitato alla finalità perseguita dal datore di lavoro e sia effettuato nel rispetto dei principi di minimizzazione e di limitazione. Inoltre da non dimenticare che ex art. 21 GDPR l’interessato ha sempre il diritto di opporsi e il datore potrebbe procedere al trattamento solo qualora dimostri motivi cogenti oppure legati all’esercizio di un diritto in sede giudiziaria.

Lo scopo quindi del monitoraggio deve essere ben esplicitato prima della installazione di qualsiasi apparecchio gps o simili e in ogni caso i dati raccolti non devono essere utilizzati per finalità diverse da quelle esplicitate.

Inoltre il datore di lavoro deve rispettare anche il principio di necessità e quindi qualora la finalità sia individuata nella sicurezza per evitare furti dei veicoli, occorre specificare che non vi siano altri sistemi meno invasivi della libertà personale del dipendente.

Altrettando basilare è l’informativa che deve essere data ai dipendenti in modo chiaro e trasparente prima che inizi il trattamento, indicando altresì per quanto tempo i dati vengono conservati e il soggetto che potrà visionarli. Come già suggerito dal Gruppo WP29 (Opinion 2/2017) tale adempimento può essere soddisfatto per esempio mediante affissione di un cartello/informativa ben visibile sul cruscotto del veicolo lato conducente.

Infine è obbligatorio per il datore effettuare una valutazione di impatto (DPIA) ex art. 35 par. 1 prima di iniziare il trattamento in quanto lo stesso “può presentare un rischio elevato per i diritti e libertà delle persone fisiche” e questo caso è l’ipotesi di trattamento che incide su una categoria di soggetti vulnerabili quali sono i lavoratori e sicuramente integra un monitoraggio sistematico di dati particolarmente sensibili quali la rilevazione della posizione geografica.

Alcuni problemi pratici: se il veicolo monitorato è di proprietà privata, occorre assolutamente che il monitoraggio della posizione sia limitato strettamente all’orario di lavoro.

Il datore dovrebbe inoltre prevedere la possibilità di un accesso alla posizione solo in maniera eccezionale, magari nel momento in cui venga rilevata un’anomalia del percorso del lavoratore o la fuoriuscita dall’ambito consueto di svolgimento dell’attività lavorativa.

Infine, ma non per importanza, dovrebbe essere prevista una modalità semplice di disattivazione del monitoraggio qualora soprattutto il veicolo sia utilizzato anche per uso privato con previsione di formazione specifica dei dipendenti sul meccanismo di funzionamento del sistema e sua disattivazione.

In conclusione, come ben si comprende, implementare un sistema di geolocalizzazione dei mezzi aziendali a norma GDPR impone un’attenzione particolare in tema di data protection per l’alto rischio intrinseco di impatto sui diritti e libertà dei soggetti monitorati.

 

Avv. Francesca Ariodante