Molti candidati si pongono la seguente domanda: è necessario inserire nel proprio CV la formula che autorizza il ricevente al trattamento dei propri dati personali?
Vediamo di fare chiarezza sul tema.

Alla luce del GDPR e dell’attuale Codice della Privacy possiamo dire con certezza che non è più necessaria alcuna formula di autorizzazione per consentire di trattare i dati personali o particolari (ex sensibili) presenti nel curriculum vitae. Quindi continuare a inserirla vuol dire scarsa conoscenza della normativa.

Infatti fin dalla versione ante modifiche del D.lgs 196/2003, dopo emanazione di un D.L. del 2011 poi convertito in L. 70/2011, era previsto espressamente che non occorreva il consenso per i dati contenuti nei curricula “qualora la trasmissione fosse effettuata dagli interessati ai fini di eventuale instaurazione di rapporto lavorativo (art. 24 comma 1); e ciò anche per i dati sensibili (art. 26 comma 3 lett. b- bis).

Onere del titolare era quello di fornire, anche oralmente, una informativa al primo contatto successivo all’invio spontaneo del CV da parte del candidato.

Quindi già dal 2011 la formula posta sui CV non è corretta, in quanto espressione di un consenso non consapevole perché in caso di candidatura spontanea il titolare non è certo messo nelle condizioni di rendere l’ informativa preventiva.

Anche il Garante nel 2013 affermava che è assolutamente superfluo chiedere al candidato il consenso al trattamento dei dati personali contenuti nel curriculum.

Queste considerazioni sono valide per i casi di CV spontaneamente trasmessi oppure nelle ipotesi in cui si richiede espressamente invio di candidature con la formula “lavora con noi, invia il tuo CV” in quanto in questi casi la candidatura è equiparabile a invio spontaneo.

Per gli annunci di lavoro e di posizioni aperte che costituiscono offerte di lavoro vere e proprie con compilazione di un form la regola da seguire è inserire già nell’annuncio l’informativa privacy al candidato (su modalità, finalità, tempi di conservazione del cv ecc..) mentre il consenso al trattamento sarà correlato alla risposta all’annuncio di lavoro che rappresenta già un valido consenso ai sensi dell’art. 4 (11) del GDPR consistendo in una dichiarazione positiva inequivocabile che i propri dati siano oggetto del trattamento. Quindi anche in questi casi la formula di autorizzazione può essere tranquillamente estromessa dai cv.

COSA PREVEDE L’ATTUALE CODICE DELLA PRIVACY?

Gli articoli 24 e 26 sopra richiamati sono stati eliminati con il D.lgs 101/2018 e ogni dubbio viene fugato sul punto in quanto l’art. 111 bis afferma che il consenso al trattamento dei dati personali presenti nei curricula non è dovuto qualora ricorrano le finalità di cui all’art. 6 par. 1 lettera B del Regolamento 679/2016 ovvero uno dei casi di liceità del trattamento in particolare “quando il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso.” Vi rientra proprio il caso delle selezioni preliminari al contratto di lavoro. Seppur non si richiami l’art. 9 ( per i dati particolari), si può ritenere che la presenza degli stessi sul CV(es. appartenenza del candidato a categorie protette) sia legittimata dall’art. 9 par. 2 lett. B, ovvero quando il trattamento è necessario per assolvere agli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale.

L’informativa dovrà essere resa al primo contatto utile, successivo all’invio del CV,ad esempio quando il selezionatore contatterà il candidato per un colloquio.

Se il CV verrà inserito inoltre in una banca dati dovrà essere data l’informativa preventiva, prima della iscrizione alla stessa, specificando modalità, finalità e soprattutto tempi di conservazione dei dati.

TEMPO  DI CONSERVAZIONE DEI CURRICULA– DATA RETENTION POLICY

Il GDPR obbliga i titolari a informare sul periodo di conservazione che non può essere indefinito ma deve essere rapportato alle finalità e non può protrarsi oltre il tempo strettamente necessario per il raggiungimento della finalità della raccolta.

In linea di principio i dati dei condidati devono essere conservati per un periodo congruo che in linea di massima non potrebbe superare il fine della selezione per la posizione lavorativa, pertanto se per una posizione si è trovato il candidato giusto, gli altri cv che sono stati raccolti dovrebbero essere cancellati o per lo meno occorre individuare un periodo massimo che potrebbe essere per esempio 36 mesi dall’inoltro della candidatura. D’altra parte un cv non aggiornato non ha più ragione di essere conservato oltre il termine suddetto.

Nella informativa è importante inoltre esplicitare che i dati potranno essere trattati anche per eventuali posizioni differenti rispetto a quelle per cui è stata inviata la candidatura nell’interesse anche del candidato.

E’ importante quindi effettuare un bilanciamento di interessi in gioco e giustificare sempre secondo il principio di accountability, le scelte effettuate dal titolare.

Avv. Francesca Ariodante